sistem nomor

DEFINISI SISTEM NOMOR

FILING SISTEM NOMOR (Numeric Filing System)

•       Filing system nomor adalah system kearsipan yang dalam penyimpanan detail, lebih teliti penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar.

•       Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan Usaha.

•       sistem nomorpun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kodenomor saja.

KELEBIHAN :

•       Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

•       Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

•       Sederhana dan mudah dilaksanaka.

•       Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

•       Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

•       Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

KELEMAHAN :

v  Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

v  Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

v  Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

MACAM-MACAM SISTEM NOMOR :

Dilihat dari cara pengelompokan dan penyusunan kode dalam penyimpanan sistem ini dapat dibedakan menjadi beberapa macam:

   1.      Menggunakan daftar klasifikasi

A.      sistem nomor dewey (dewey Numeric Filing)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Sistem ini menggunakan pembagian pengelompokan surat Per-Sepuluhan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

- Filling cabinet

- Guide

- Folder

b. Daftar klasifikasi nomor

c. Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

- Sebagai pedoman pemberian kode surat

- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

- Memberi kode surat

- Mencatat surat kedalam kartu kendali

- Mencatat surat pada kartu indeks

- Menyimpan surat

- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

   B.      Sistem Nomor Block

Dalam sistem nomor ini pengelompokannya mendasarkan bidang kegiatan sesuai dengan satuan organisasi menurut struktur organisasi. Maka, bidang-bidang aktivitas, kepentingannya atau fungsi-fungsi daripada suatu organisasi dibagi-bagi menurut kategori atau blok bernomor. Setiap blok memuat suatu jumlah angka yang berseragam tergantung jumlah sub pembagian bidangnya. Jadi, nomor pertama menunjukan bidangnya, selanjutnya adalah sub pembagian yang lebih kecil misalnya:

                10000 – 19999    Tata Usaha

                20000 - 22999     Keuangan

                30000 - 39999     Personalia

   C.      Sistem Nomor Sandi (Code Numeric Filing)

Dalam sistem ini, pengelompokannya merupakan gabungan antara jenis kegiatan/ masalah dengan satuan organisasi, misalnya :

   a.    Pembagian menurut satuan organisasi

1.      – Kantor Pusat Jakarta

10    – Kantor Cabang Bandung

20    – Kantor Cabang Semarang

   b.    Pembagian menurut Kegiatan/masalah :

1.      = Keuangan

2.      = Kepegawaian

3.      = Tata Usaha

Untuk kode : 01 = Keuangan Kantor Pusat Jakarta

-          = Kepegawaian Kantor Cabang Bandung

-          = Tata Usaha Kantor Cabang Bandung

2. Yang tidak mengunakan daftar klasifikasi

   D.    Sitem Terminal Digit

Dalam sistem ini semua surat yang akan disimpan dicatat dalam buku arsip dan diberi nomor urut. Surat pertama diberi nomor 000, surat kedua 001, dan seterusnya, tidak memandang isi surat, alamat, atau surat keluar masuk.

  

   E.     Sistem Nomor Seri

Dalam sistem ini semua surat yang akan disimpan/dicatat dan di beri nomor urut tetapi dipisahkan dalam kelompok/ruas untuk tiap bulan dan tahun, misalnya : surat berkode/bernomor arsip 85/11/80,   maksudnya :

85=  menunjukan tahun 1985

11= menunjukan bulan November

80= menunjukan urutan nomer

Baik terminal digit maupun Seri tidak menggunakan daftar klasifikasi sebab keduanya tidak memandang masalah, nama, wilayah, atau surat masuk/keluar.